Компанию ликвидировали. А документы куда?

За время работы компания успевает накопить массу различных документов: финансовых, корпоративных и многих других. А еще договоры, печати, учредительные документы. Что с ними делать после ликвидации ООО? Выбросить или сохранить? Давайте разбираться!

Храним или уничтожаем документы при ликвидации компании?

Начнем с того, что документы после ликвидации категорически нельзя выбрасывать. Все фирмы, даже ликвидируемые, обязаны хранить документы в течение определенных сроков. По законодательству ответственность за их хранение берет на себя ликвидатор или ликвидационная комиссия. Члены ликвидационной комиссии должны разобрать все документы и понять: какие из них будут переданы в архив, а какие всё-таки можно уничтожить.

Итак, в архиве храним:

1. Документы по личному составу (кадровая документация);
2. Документы, отнесенные к архивным, а также документы с действующим сроком временного хранения.

Коротко о сроках
Сроки хранения документов отсчитываются с 1 января следующего года. А не с даты составления документа, как многие думают.

Все документы можно разделить на три категории:

1.  Постоянного хранения. Как правило, сюда относятся документы по хозяйственной деятельности фирмы. Например, акты приема-передачи зданий, помещений. Кроме того: годовые отчеты, реестры акционеров и т.п.
2.  Длительного хранения – более 50 лет. Это кадровая документация: лицевые счета работников, личные карточки, приказы, трудовые договоры. А также договоры об оказании услуг, акты сдачи-приемки и т.п.
3. Временного хранения – менее 10 лет. Например, справки, акты сверки, доверенности, кроме того, первичные бух. документы.

Сколько хранить бух.учет?
Согласно ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны храниться 5 лет. Годовая бухгалтерская отчетность, а также аудиторские заключения сдаются в архив навсегда.
Что касается кадровых документов, они направляются в специализированный архив по личному составу или в гос. архив.

А что тогда можно уничтожить?
Выбросить можно документы, срок хранения которых уже истек. А также те, которые не несут в себе никакой важной информации.

Как быть с печатями?

А вот печати и штампы подлежат уничтожению. Взять на себя эту ответственную миссию может ликвидационная комиссия или же специализированная фирма. Процедура должна сопровождаться актом об уничтожении.
Документы, срок хранения которых не установлен законодательством нужно хранить 3 года. Именно столько длится период исковой давности.

Будьте внимательны! За нарушение правил хранения документов предусмотрены штрафы. Для юр. лиц – 200-300 000 р., для физ. лиц – 2 500 – 5 000 р.

Как не запутаться?

Список актов, которыми можно руководствоваться. Изучив их, Вы безошибочно разберетесь что и сколько хранить:

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ;

Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558;

Налоговый кодекс. Например, ст. 23, ст. 283, ст. 252, ст. 268 и другие;

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации».

Остались вопросы?

С нами можно связаться по телефону: 8(800)333-22-04, электронной почте info@scao.ru, либо оставьте заявку на сайте и мы Вам перезвоним.