Переход на электронные трудовые книжки. Пошаговый алгоритм.

Для того, чтобы осуществить переход на электронные трудовые книжки, необходимо соблюсти следующий алгоритм действий:

1. Назначаем сотрудника ответственного за ведение электронных трудовых книжек и издаём соответствующий приказ.

2. Вносим изменения во внутренние нормативные акты. Теперь там должны появиться положения об электронных трудовых книжках.

3. Готовимся к сдаче новой отчетности. Для передачи сведений о трудовой деятельности работников и ведения эл. труд. книжек, нам предложена специальная отчетная форма СЗВ-ТД. В 2020 г. она должна передаваться не позже 15 числа месяца, следующего за кадровым изменением (приемом на работу, увольнением и т.п.).

В 2021 г. порядок изменится: отчет нужно будет направлять не позже дня, следующего за событием.

4. До 30 июня 2020 г. нужно письменно уведомить сотрудников о возможном переходе на электронную версию трудовой и предоставить выбор: оставить бумажную версию или перейти на новый формат.

5. В период с 01 июля 2020 г. по 31 декабря 2020 г. сотрудник должен определиться и письменно сообщить работодателю о своем выборе.

6. Отправляем в ПФР СЗВ-ТД, где отражаем факт получения от сотрудника заявления о способе ведения трудовой книжки.

В случае непредставления работником заявления – продолжаем вести трудовую в бумажном виде.

 

Если сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку:

1. Создаём запись в трудовой («Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»), ставим подпись, печать;

2. Передаём на руки работнику бумажную трудовую в течение 3-х дней;

3. Делаем запись в журнале учета и хранения трудовых книжек.

Если сотрудник решил оставить бумажную версию, то у него есть возможность в любой момент перейти на электронный формат. Необходимо только уведомить работодателя.

А как Вы считаете, что удобнее: электронная версия трудовой или бумажная?

Остались вопросы?

С нами можно связаться по телефону: 8(800)333-22-04, электронной почте info@scao.ru, либо оставьте заявку на сайте и мы Вам перезвоним.