Переход на электронные трудовые книжки. Пошаговый алгоритм.
Для того, чтобы осуществить переход на электронные трудовые книжки, необходимо соблюсти следующий алгоритм действий:
1. Назначаем сотрудника ответственного за ведение электронных трудовых книжек и издаём соответствующий приказ.
2. Вносим изменения во внутренние нормативные акты. Теперь там должны появиться положения об электронных трудовых книжках.
3. Готовимся к сдаче новой отчетности. Для передачи сведений о трудовой деятельности работников и ведения эл. труд. книжек, нам предложена специальная отчетная форма СЗВ-ТД. В 2020 г. она должна передаваться не позже 15 числа месяца, следующего за кадровым изменением (приемом на работу, увольнением и т.п.).
В 2021 г. порядок изменится: отчет нужно будет направлять не позже дня, следующего за событием.
4. До 30 июня 2020 г. нужно письменно уведомить сотрудников о возможном переходе на электронную версию трудовой и предоставить выбор: оставить бумажную версию или перейти на новый формат.
5. В период с 01 июля 2020 г. по 31 декабря 2020 г. сотрудник должен определиться и письменно сообщить работодателю о своем выборе.
6. Отправляем в ПФР СЗВ-ТД, где отражаем факт получения от сотрудника заявления о способе ведения трудовой книжки.
В случае непредставления работником заявления – продолжаем вести трудовую в бумажном виде.
Если сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку:
1. Создаём запись в трудовой («Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»), ставим подпись, печать;
2. Передаём на руки работнику бумажную трудовую в течение 3-х дней;
3. Делаем запись в журнале учета и хранения трудовых книжек.
Если сотрудник решил оставить бумажную версию, то у него есть возможность в любой момент перейти на электронный формат. Необходимо только уведомить работодателя.
А как Вы считаете, что удобнее: электронная версия трудовой или бумажная?
Остались вопросы?
С нами можно связаться по телефону: 8(800)333-22-04, электронной почте info@scao.ru, либо оставьте заявку на сайте и мы Вам перезвоним.