С 1 января 2020 в года в России вводятся электронные трудовые книжки
Сразу отказываться от бумажных трудовых никто не вынуждает. Переход планируется осуществлять постепенно. Это значит, что в 2020 г. еще допускается вести документ как на электронном, так и на бумажном носителе. Кроме того, в течение этого года каждый работник имеет право отказаться от электронной трудовой книжки. Для этого нужно написать соответствующее заявление (можно скачать в интернете). Однако в таком случае работодатель будет вынужден вести и бумажную, и электронную книжки одновременно.
С 2021 г. трудовые книжки на электронных носителях станут обязательными. Поэтому для сотрудников, оформленных с 1 января 2021 г. трудовые в привычном для нас виде оформляться уже не будут. Сведения о деятельности работников можно будет предоставлять только в электронном виде.
Станет проще?
Основная цель нововведения – упрощение документооборота. Предполагается, что новый порядок упростит взаимодействие с отделом кадров при трудоустройстве. Кроме того, хранение документа в электронном виде будет способствовать его сохранности.
Подготовиться к нововведениям стоит уже сейчас. Что делать?
- Проинформируйте работников об изменениях в законодательстве. Разработайте образец уведомления, в котором расскажите работникам о новых правилах предоставления сведений о их трудовой деятельности. Поясните, что работник имеет право отказаться от электронной трудовой.
- Обеспечьте готовность компании к сдаче новой отчетности в ПФР. Сведения о трудовой детальности сотрудников, работающих по трудовому договору должны ежемесячно передаваться Пенсионный фонд. Напомним, что новый отчет по форме СЗВ-ТД необходимо сдавать всем работодателям уже с 1 января этого года.
- Внесите правки в правила внутреннего распорядка (ПВТР). Пропишите новые условия в документах, которые работник обязан предоставить при устройстве на работу. Должно быть указано, что работник может предоставить не только трудовую книжку, но сведения о трудовой деятельности, полученные в ПФР или у прежнего работодателя.